Los 15 mejores sistemas de productividad para probar en 2022

¿Qué es un sistema de productividad?¿Por qué usted o su organización necesitan un sistema de productividad?El valor de los sistemas de productividad 

A medida que avanzamos en un año más de trabajo desde casa y trabajo híbrido, muchos han notado un cambio en la productividad y la motivación. El equilibrio entre el trabajo y la vida ha experimentado un cambio radical, y mantenerse productivo es cada vez más desafiante, especialmente si está trabajando con un equipo remoto. 

Una forma de ser más productivo en 2022 es adoptar un sistema de productividad. Este artículo analiza algunos de los mejores sistemas y herramientas de productividad que puede probar para mejorar la productividad, la colaboración y la motivación.

Fuente: https://www.simplilearn.com/best-productivity-systems-article

¿Qué es un sistema de productividad?

Los sistemas de productividad son metodologías diseñadas para ayudarlo a ser más productivo o realizar más trabajo en menos tiempo. Estos sistemas no realizan el trabajo por usted, pero pueden ayudarlo a organizar y priorizar su trabajo, facilitando la optimización de su trabajo y maximizando su eficiencia. Los sistemas de productividad incluyen prácticas, pautas y metodologías que ayudan a realizar las tareas de manera eficiente. Hay muchos tipos de sistemas de productividad, y los mejores están estructurados, pero son flexibles y fáciles de adoptar.   

¿Por qué usted o su organización necesitan un sistema de productividad?

Una de las principales razones de la baja productividad es la fatiga, principalmente la fatiga cognitiva por tener que cambiar constantemente de contexto y la fatiga de decisión por tener que decidir entre muchas opciones sobre qué hacer a continuación. 

Crear un sistema de productividad que se adapte a tu trabajo y organización puede reducir la cantidad de decisiones a tomar en un día porque ya tienes un plan de trabajo. Algunos sistemas se pueden implementar individualmente, en un solo proyecto, mientras que hay otros que se pueden instalar en toda la organización. 

Sin embargo, con tantos sistemas y herramientas de productividad diferentes disponibles en el mercado, es crucial identificar la mejor aplicación que pueda ayudarlo a abordar sus necesidades y, en última instancia, aumentar su productividad . No todos los sistemas funcionarán para todos.

Estos son los 15 mejores sistemas de productividad a considerar para la productividad general:

1. La lista simple de tareas pendientes - To-Do List

El más fácil y simple de los sistemas de productividad es la lista de tareas pendientes. El sistema se basa en una idea simple: desglose todas las tareas en tareas digeribles y fáciles de contar, y enlístelas, asignándoles diferentes niveles de prioridad. Los miembros de su equipo pueden mantener sus listas de tareas individuales, o puede usar una herramienta basada en la nube para mantener una lista de tareas compartida del equipo.

Las listas de tareas funcionan mejor para equipos o individuos más pequeños, ya que están limitados en lo que pueden lograr. 

2. La Técnica Pomodoro

Ideada por Francesco Cirillo, esta herramienta de gestión del tiempo utiliza un temporizador para dividir la jornada laboral en períodos cortos, separados por descansos intermedios. Trabajas en sprints de 25 minutos, con descansos de 5 minutos entre ellos. Después de 3 a 5 iteraciones del ciclo, puede tomar un descanso más prolongado.

Los bloques Pomodoro le permiten abordar tareas más grandes y complejas en períodos manejables, lo que lo ayuda a mantenerse enfocado durante el tiempo de concentración. No es de extrañar que sea ampliamente considerado como uno de los mejores sistemas de productividad para aumentar el rendimiento. 

3. El método Get Things Done (GTD)

Esta herramienta se enfoca en organizar todas sus listas de tareas pendientes, prioridades y horarios en un solo sistema de productividad. Funciona en un proceso de 5 pasos de método de captura, clarificación, organización, reflexión y participación. Aparentemente, un poco compleja al principio, la técnica GTD es valiosa para el logro de objetivos y se puede personalizar para adaptarse a la mayoría de las necesidades. 

4. El sistema Zen to Done (ZTD)

Zen to Done (ZTD) es diferente de Getting Things Done (GTD) en que se enfoca más en el desarrollo personal y la optimización de hábitos en comparación con tareas y proyectos individuales. Sigue un proceso similar al de GTD, esbozando todos los pensamientos y reduciéndolos a un puñado de las tareas más importantes que se deben realizar cada día. 

5. Tarea única

Como sugiere el nombre, este método de productividad tiene como objetivo centrarse en una sola tarea a la vez al limitar las distracciones. Algunas formas en que puede implementar la tarea única en su trabajo son:

Abriendo solo una pestaña a la vez

Creación de bloques de calendario-Creating Calendar Blocks

Desactivar notificaciones

Instalar una aplicación de bloqueo de redes sociales

6. Lotes de tareas

El sistema de productividad por lotes de tareas se basa en el método de tarea única, el mecanismo de trabajo favorable para su cerebro. Cada vez que realiza múltiples tareas, su cerebro cambia de contexto, lo que significa distraerse y perder tiempo y energía. 

En el procesamiento por lotes de tareas, puede agrupar tareas similares o contextos de tareas en lotes para evitar que su cerebro cambie de contexto y maximizar la productividad. El método simple de arrastrar y soltar se usa para colocar las tareas en intervalos de tiempo que ayudan a aumentar la productividad.

7. Cómete la rana

Este método se trata de hacer primero la tarea más difícil. Esta técnica de gestión del tiempo le permite priorizar sus tareas según su dificultad o importancia, asegurándose de que está trabajando en lo más importante lo antes posible. Eliminar la tarea más ardua a primera hora de la mañana puede aumentar su confianza y ayudarlo a acercarse a las metas de su día. 

8. La matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es un sistema de priorización simple que clasifica las prioridades de las tareas en función de la urgencia y la importancia. Está compuesto por cuatro cuadrantes, con el objetivo de segregar las tareas como "urgentes pero no importantes" e "importantes pero no urgentes". La categorización te permite centrar todos tus esfuerzos en tareas urgentes e importantes primero, para que te acerques cada día más a tus objetivos. 

9. Bloqueo de tiempo

Este sistema de gestión del tiempo divide su sesión de trabajo en bloques y asigna trabajos a bloques designados. Puedes decidir la longitud de cada bloque. Esta técnica tiene un enfoque de una sola tarea y de tiempo limitado que le permite trabajar más duro y más rápido.

10. Cajas de tiempo - Time Boxing

El método de cajas de tiempo emplea un enfoque opuesto al bloqueo de tiempo. Programa trabajos de tal manera que no dedique demasiado tiempo a ciertas tareas, especialmente a las que consumen mucho tiempo. Los métodos de productividad de cajas de tiempo son más propicios para proyectos con plazos estrictos.

11. Diario de viñetas - Bullet Journaling

¿Le sorprende ver el diario de viñetas en esta lista? Bueno, no lo seas. Es una forma de organizar no solo tu vida personal, sino también tu vida profesional. Puede usar esta técnica en forma de lista de tareas pendientes para las tareas diarias y mantener un registro multifacético de sueños, sentimientos y responsabilidades diarias a largo plazo. 

12. El Sistema Trifecta Diario

Este sistema tiene como objetivo hacer que sus objetivos sean más simples de lograr y más organizados. Le ayuda a establecer metas realistas y a realizar no todas las tareas, sino solo las más importantes. La trifecta diaria funciona enfocándose en tres cosas principales que desea lograr cada día escribiéndolas la noche anterior. 

13. Sistema de calendario de Seinfeld

También conocido como el sistema de productividad 'Don't Break Chain', esta herramienta de productividad proviene de los libros del comediante Jerry Seinfeld, quien usó este sistema de calendario único.

El sistema funciona así:

1. Obtenga un calendario que tenga un año completo en una página.
2. Decide tu objetivo diario.
3. Con un marcador rojo, dibuje una gran X sobre cada día cuando logre su meta.
4. Con el tiempo, verá una cadena de X en el calendario, lo que lo motivará a no romper la cadena. 

14. Kanbán

Kanban, uno de los sistemas de productividad más sencillos, le permite dividir su lista de tareas pendientes en tres categorías: pendientes, en progreso y terminadas. 

La lista está organizada visualmente, por lo que puede ver una vista general de su trabajo. El sistema Kanban ayuda a agilizar el trabajo utilizando solo dos reglas:

• Visualiza tu trabajo
• Limite su trabajo en curso (WIP - Work in Progress)

15. El método Ivy Lee

Inventado en 1918 por un consultor de negocios llamado Ivy Lee, este método funciona de la siguiente manera:

1. Escribir seis tareas importantes que debe realizar al día siguiente
2. Priorizar la lista en orden de importancia
3. Al día siguiente, comenzando con la primera tarea de la lista
4. Trabaje en cada tarea hasta que termine, luego pase a la siguiente tarea
5. Agregue cualquier tarea sin terminar a la parte superior de la lista del día siguiente

El valor de los sistemas de productividad 

Los sistemas de productividad le brindan un sentido de dirección para trabajar mejor: nuevas estrategias para probar, nuevas prioridades para seguir y nuevas metas para establecer.

Seguir estos sistemas regularmente te hará consistente. En lugar de comenzar la jornada laboral sin un plan o cambiar las prioridades con regularidad, habrá algo que lo ancle. 

Puede ayudar a construir la unidad del equipo porque puede coordinar a todo el equipo en torno a un sistema, por lo que todos están en la misma página, lo que conduce a una mejor colaboración. 

Los buenos sistemas de productividad tienen métricas claras de éxito y fracaso para ayudarlo a saber si está logrando sus objetivos de productividad. 

Para la mayoría de nosotros, la productividad puede parecer un objetivo elevado, una búsqueda interminable del máximo rendimiento. Pero no tiene por qué ser así. Pruebe estos sistemas de productividad y pruebe las  herramientas de productividad para descubrir qué funciona mejor para usted.