En esta entrada veremos en detalle la piedra angular que propone Tiago para que organices tu información digital y que a mí me ha dado tanto espacio para crear y trabajar con más tranquilidad: el método PARA.
PARA: Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Estas son las cuatro categorías que van a contener toda la información que gestionas, ya sea por trabajo o en tu vida personal (por ejemplo, tus intereses). Las características más importantes del método PARA son las siguientes: es universal, flexible, simple, práctico, aplicable a todas tus plataformas, orientado al resultado, la flexibilidad y el oportunismo.
Yo uso el método PARA paralelamente en dos escenarios: para categorizar mis archivos en el ordenador y para organizar mis notas en Notion (es una herramienta con muchísimas funciones, pero hay muchas otras aplicaciones dedicadas a capturar información: Evernote, OneNote, RoamResearch…).
Mis archivos
Vayamos categoría por categoría.
Definición: una serie de tareas con un objetivo dentro de un plazo determinado
Ejemplos: escribir una entrada de blog; desarrollar plan para X proyecto; traducir artículo; terminar mi CV; finalizar las especificaciones del producto; ir a la conferencia X
Tus proyectos van a tener diferentes tareas más pequeñitas asociadas a ellos. Y los proyectos también van a encajar dentro de tus áreas. Es importante que tus proyectos tengan un plazo para completarlos y que los puedas dividir en tareas más accesibles que hagan que avances y no te quedes paralizada.
Definición: una esfera de actividad con estándares que se mantienen en el tiempo
Ejemplos: Hobbies; Finanzas; Desarrollo profesional; Casa; Coche; Productividad; Escritura; Salud; Mascotas
Para que quede claro el concepto de áreas, aquí algunos ejemplos:
- Aprender una canción con la guitarra eléctrica es un proyecto; Guitarra eléctrica es un área
- Correr 5 kilómetros en un proyecto; Salud es un área
- Escribir una entrada en tu blog es un proyecto; Escritura es un área
- Viajar a México es un proyecto; Viajes es un área
Definición: un recurso es un tema de interés asiduo
Ejemplos: formación de hábitos; guitarra clásica; huerto urbano; café; pastelería; online marketing; diseño de interiores; etimología
La diferencia entre Áreas y Recursos es que las áreas son personales y los recursos los podrías compartir con cualquier persona. Puedes tener un área de Finanzas con la información que corresponde a tu economía personal y un recurso que se titule también Finanzas en el que guardas artículos sobre inversión, finanzas, bolsa… que compartirías con otras personas y que no contienen información personal.
Definición: elementos inactivos de las categorías anteriores
Ejemplos: proyectos completados o que están inactivos; áreas de las que ya no eres responsable; recursos que ya no te interesan
Tener un Archivo es LO MEJOR. El Archivo no es la papelera de reciclaje. No tienes que tirar nada para siempre. Encontrarás todo lo que está inactivo o en espera (por ejemplo, actualmente, viajes —a causa de la crisis por COVID-19—). Cuando quieras resucitar algo para otro proyecto o simplemente mirar todas las cosas que has conseguido para que tu revisión anual brille, ahí lo tienes, en tu archivo. Esto para mí ha sido un movimiento muy sutil pero muy clave, te da muchísimo espacio y tranquilidad.
La catástrofe que es no definir tus proyectos y confundirlos con áreas
Según Tiago hay tres cosas que no puedes hacer si no divides tus áreas en proyectos:
- Lo primero es que no puedes saber si estás abarcando mucho o poco. Sin saber en qué proyectos vas a concretizar tus áreas no puedes saber si van a ocuparte una semana o quince minutos. Con un objetivo como «salud» no se puede planear nada a corto plazo. Si creas proyectos como «completar una carrera de 5 kilómetros» y «comer verdura y ensalada seis veces a la semana» estás concretizando y llegando a planes mucho más accesibles que mantener el área de «salud».
- Segundo, no puedes conectar tus pasos diarios con tus metas a largo plazo. La idea es desmenuzar tus áreas en proyectos que sean muy alcanzables. Es muy desmotivador que tu lista de cosas por hacer no cambie nunca. Si cada semana vas cerrando proyectos pequeñitos crearás impulso y motivación.
- Y tercero, no puedes saber si estás progresando hacia tus metas. Un ejercicio muy esclarecedor es hacer una lista de tus proyectos e intentar conectarla con tus metas.
Un proyecto que no pertenece a ninguna meta es un hobby. Y una meta sin un proyecto es un sueño.
La clave es: define tus proyectos o ellos te definirán a ti. Si no tienes una lista de tus propios proyectos habrá otras personas que tengan planes para que les ayudes con sus proyectos. Si alguien te ofrece ayuda no sabrás hacia dónde dirigirle porque no tendrás planes concretos.
Escribe tu lista de proyectos en papel. Normalmente utilizarás más de una aplicación para llevar a cabo tus proyectos, escribirlos fuera del entorno digital te ayudará a enfocarte. Después, crea de forma oportuna lo que necesites para ese proyecto en concreto. No crees contenedores vacíos; no tienen valor y no hay nada peor que entrar en una carpeta donde crees que vas a dar con un documento o una nota y no encontrar nada. No crees un área de «Casa» si no tienes nada que guardar en relación con tu casa.
El sistema PARA te ofrece la consistencia de tenerlo todo centralizado y la ventaja de que la descentralización es muy flexible. Se trata de trabajar de manera oportunista y crear lo que necesites en cada momento. Hay proyectos que necesitan una página en el procesador de notas, pero no una carpeta en los archivos en el ordenador y viceversa.
PARA ordena la información de forma que lo más accionable esté más presente y arriba en la lista (proyectos) y lo menos relevante más en la sombra (archivo). Es como cuando cocinas (Tiago tiene una lista de metáforas muy buenas), que pones en la encimera todo lo que necesitas para preparar esa receta en concreto. Todo lo que no te hace falta de la alacena y del frigorífico se queda en su sitio y tienes muy claro lo que necesitas mientras cocinas.
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