El Centro Despachantes de Aduana (CDA) hace llegar a sus asociados el presente Boletín Informativo Técnico realizado por los Contadores Públicos Fernando G. Peri y Nicolás Peso que da respuesta una situación planteada frecuentemente, “¿Cómo documentar la rendición de gastos?”.
Varios asociados a la Institución han consultado en reiteradas oportunidades de qué manera se debe documentar los reembolsos de fondos por los gastos que incurren por cuenta y orden de sus Clientes. El objetivo de este informe es plantear la solución a ese interrogante para dar cumplimiento a las normativas de los distintos organismos de control: AFIP, BCRA, UIF, Rentas, etc.
A continuación, se detallará qué comprobantes debe emitir el Despachante para documentar las mencionadas rendiciones, teniendo en cuenta las distintas situaciones que se suelen presentar en el desarrollo de la profesión:
1- Reembolso de gastos facturados directamente al Despachante
En primer término, se plantea la situación de los gastos que se rinden a los Clientes cuando los proveedores de servicios y/o bienes emiten comprobantes a nombre del Despachante. Es decir, facturas, notas de débito o similares cuyo CUIT receptor del comprobante no es el del importador/exportador.
Para responder se cita a continuación el artículo 21 de la ley de IVA: “Cuando los intermediarios que actúen por cuenta y en nombre de terceros, efectúen a nombre propio gastos reembolsables por estos últimos que respondan a transacciones gravadas y no beneficiadas por exenciones, deben incluir a dichos gastos en el precio neto de la operación a que se refiere el artículo 10, facturando en forma discriminada los demás gastos reembolsables que hubieran realizado. Asimismo, a fin de determinar el impuesto a su cargo computarán el crédito fiscal que aquellas transacciones originen, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 12.
En el supuesto previsto en el párrafo precedente, los responsables inscriptos que encomendaron la intermediación, computarán, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo citado en último término en dicho párrafo, el importe discriminado en la factura o documento equivalente en concepto de impuesto de la presente Ley.”
En resumen, este artículo determina que el Despachante debe facturar a sus Clientes este tipo de gastos y trasladar los créditos fiscales de cada comprobante rendido.
2- Reembolso de gastos facturados al Cliente del Despachante
En segundo lugar, se analiza el caso de los gastos reembolsables de cada operación que abona el Despachante y que están documentados con comprobantes cuyo CUIT receptor es el de los respectivos Clientes.
Por lo tanto, para este tipo de operaciones el Despachante deberá entregar un recibo el cual deberá cumplimentar únicamente los requisitos establecidos en la Resolución General Nº 1415 de AFIP (Anexo IV – Apartado A – Punto 10). Se copia a continuación el mencionado punto: “Los recibos que respaldan el pago total o parcial de una operación que fue documentada mediante la emisión de facturas o documentos equivalentes, serán identificados con la letra "X" y con la leyenda "DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA". Dichos requisitos, preimpresos, estarán ubicados en forma destacada en el centro del espacio superior del documento”.
En este caso, como el Despachante no recibe comprobantes a su nombre, no estamos en presencia de costos y créditos fiscales que deba trasladar sino que únicamente se requiere la rendición de los fondos.
3- Caso especial: Facturas de Crédito Electrónica
Se informa que ante el supuesto de que el cliente del Despachante sea considerado una “empresa grande” en los términos del régimen de emisión de facturas de crédito electrónica, el análisis de la documentación respaldatoria es similar:
a- Si los gastos a rendir fueron facturados previamente al Despachante, se deberá emitir una factura que dependiendo de los montos y la fecha de la operación será una “Factura de Crédito Electrónica MiPyMEs” o una Factura.
b- Si los gastos a rendir fueron facturados directamente al Cliente, se deberá emitir un recibo.
Cabe destacar que el análisis precedente surge de consultas realizadas directamente al fisco para dar respuesta fundamentada a la situación planteada.
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