Plazos de prescripción en el cual se deberá conservar documentación de una empresa en Argentina

Distintos puntos de comparación

A. Contable:

El plazo genérico de prescripción para ejercer acciones respecto a la documentación de índole contable (facturas, remitos, notas de crédito, notas de débito, despachos de importación y exportación, recibos, libros contables o recibos de sueldo) es de DIEZ (10) años, según los términos del art. 328 del Código Civil y Comercial; por lo tanto, durante todo ese período debe guardarse dicha documentación en el formato en el que fuera emitida (papel o digital). Este plazo comienza a computarse a partir del momento en el cual se origina la documentación.

 

B. Administrativa / Comercial:

En términos generales, toda la documentación de índole administrativa/comercial, debe conservarse por un plazo de DIEZ (10) años, según los términos del art. 328 del Código Civil y Comercial. Asimismo, si bien no hay una referencia específica respecto a partir de cuando comienza a correr el plazo, entendemos que debe computarse desde la fecha consignada en el documento respectivo.

 

C. Laboral y Previsional:

Las acciones que pudieran derivar de la relación laboral, relativas a créditos provenientes de las relaciones individuales de trabajo y, en general, de disposiciones de convenios colectivos, de disposiciones legales o reglamentarias del derecho del trabajo tiene un plazo de prescripción de DOS (2) años, según arts. 143, 256 y concordantes de la Ley 20.744. Dicho plazo comienza a correr desde que el crédito es exigible. Por ejemplo, en aquellas deudas por diferencias de salario, el plazo de prescripción comienza a correr desde la fecha en que debió ser abonado, es decir a partir del 4º día hábil en que debió abonarse dicho salario mensual. En cuanto al libro de Sueldos y Jornales, deberá conservarse mientras dure la vida de la sociedad.

 En relación al Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones, el art. 14, inc. “e” de la Ley 24.241, determina la imprescriptibilidad del plazo que tiene el empleado para reclamar ante el estado la jubilación o pensión que le pudiera corresponder, por lo tanto, el empleador deberá conservar la documentación relacionada a los aportes jubilatorios mientras dure el vínculo laboral, y al finalizar éste, deberá poner a disposición del empleado la documentación y certificados correspondientes.

Respecto a la documentación de índole previsional, el art. 16 de la Ley Nº 14.236, determina el plazo de prescripción de las acciones que pudieran derivarse de las obligaciones previsionales, por cobro de contribuciones, aportes, multas y demás obligaciones emergentes de las Leyes de previsión social. Del mismo modo, el art. 24 de la Ley 23.660 determina el mismo plazo decenal para el ejercicio de las acciones relacionadas a la Obra Social, por lo cual, la documentación deberá conservarse por ese período de tiempo. Si bien hay un vacío legal respecto al momento a partir del cual debe computarse dicho plazo, en materia de aportes y contribuciones de la seguridad social, se establece que la prescripción comienza a computarse desde que opera el vencimiento de las obligaciones.

 

D. Impositiva / Fiscal:

El plazo de prescripción de las acciones que pudieran derivar de un incumplimiento impositivo/tributario/fiscal opera a los CINCO (5) años, según lo determinan los art. 56 y siguientes de la Ley 11.683. El término de prescripción para determinar el impuesto y facultades accesorias del mismo, así como la acción para exigir el pago, comienza a correr desde el 1º de enero siguiente al año en que se produzca el vencimiento de los plazos generales para la presentación de declaraciones juradas e ingreso del gravamen.

Una situación particular se da cuando el contribuyente presenta su declaración jurada antes del vencimiento, en cuyo caso la prescripción comienza a partir del 1 de enero siguiente a la fecha de la presentación.

Cabe aclarar que en caso que el contribuyente cancele una obligación prescripta, los accesorios y multas no corresponden, atento a que si bien se reconoció la deuda, no hizo renacer la obligación.

Es importante destacar que mediante el art. 48 del decreto 1397/79, que reglamenta a la Ley 11.683, se establece que los contribuyentes o responsables deberán conservar los comprobantes y documentos que acrediten las operaciones vinculadas a la materia imponible (facturas, remitos, notas de crédito, notas de débito, despachos de importación y exportación, recibos, libros contables o recibos de sueldo), por un término que se extenderá hasta CINCO (5) años después de operada la prescripción del período fiscal a que se refieran, que vence a los CINCO (5) años. En total DIEZ (10) años

Igual obligación rige para los agentes de retención, percepción y personas que deben producir informaciones, en cuanto a los comprobantes y documentos relativos a las operaciones o transacciones que den motivo a la retención del impuesto o a las informaciones del caso.

En virtud de lo expuesto, se deduce que la documentación debe conservarse en el formato en el que fuera emitida (papel o digital) por el término total de DIEZ (10), es decir, 5 años de plazo de prescripción de la acción y 5 años más desde que operó tal prescripción. No obstante ello, teniendo en cuenta que tales plazos pueden verse alterados en virtud de los institutos de la suspensión y/o interrupción de la prescripción por el término de al menos un año, entendemos que resulta conveniente conservar la documentación por un término total de al menos DOCE (12) años.

El deber de conservación se extiende también a los libros y registros en que se hayan anotado las operaciones o transacciones indicadas, aún en el caso de que quien los posea no esté obligado a llevarlos.

 

E. Societaria:

El plazo de prescripción genérico es de  CINCO (5) años, según lo establece el art. 2560 del Código Civil y Comercial. El plazo para la prescripción correrá desde la fecha de otorgamiento del acto, o si fuera una obligación, desde la fecha de su vencimiento. Respecto a los reclamos resarcitorios que se deriven de la responsabilidad civil (ya sea contractual o extracontractual), si bien el Código Civil y Comercial en el art. 2561 establece un plazo de prescripción de tres años, entendemos que lo aconsejable es conservar la documentación por el término de 5 años. 

Respecto a las obligaciones que se deriven de la liquidación de la sociedad, el término correrá desde la fecha de la aprobación del balance final de liquidación. No obstante ello, mientras dure la actividad de la sociedad debe preservarse, la documentación registral, contractual, societaria, y demás documentación relacionada a las operaciones y a las actividades de la empresa. Para el caso de liquidación de la sociedad, los libros sociales y la documentación societaria deben conservarse también por el término de DIEZ (10) años, desde la fecha de la aprobación del balance final de liquidación.

 

F. Aduanera:

El plazo que tiene la AFIP para aplicar las sanciones previstas en el Código Aduanero (apercibimiento, suspensión de hasta 2 años, eliminación del Registro de Despachantes de Aduana) y percibir los tributos aduaneros prescribe a los CINCO (5) años, y se computa a partir del 1º de enero del año siguiente al de la fecha en que hubiere cometido la falta o producido el hecho gravado, según art. 803 del Código Aduanero. 

El curso de esta prescripción se suspende o interrumpe por diversos actos (tales como la apertura del correspondiente sumario administrativo, la comisión de otro ilícito aduanero, la notificación de la liquidación de tributos, entre otros), por lo tanto el plazo originario de 10 años puede sufrir alteraciones. 

Asimismo, en virtud de la Disposición 455/98 y Resoluciones Generales 2573 y 2721 de la AFIP, entre otras normas, la documentación vinculada a las operaciones aduaneras deberá conservarse por el término de hasta CINCO (5) años después de operada la prescripción de tales acciones. En consecuencia, la documentación de índole aduanera, deberá conservarse por el término genérico de al menos 10 años.