Timeboxing, la técnica favorita de Michelle Obama para aumentar su productividad y no procrastinar

Que levante la mano a quien no le haya pasado eso levantarse por las mañanas súper motivada para empezar a trabajar, teniendo una plena conciencia de todo lo que le espera por delante, para llegar al final de la jornada con el agua hasta el cuello y con la mitad de las cosas sin hacer porque no le ha dado tiempo. A nosotras sí, lo admitimos. Y mucho más de lo que nos gustaría.

El resumen fácil de esto es que nos estamos gestionando mal el tiempo y no nos estamos organizando correctamente, algo que evita que seamos tan productivas como podríamos ser. Para evitar esto conocemos muchas técnicas de productividad, desde el famoso método Pomodoro hasta otras más desconocidas como la técnica de comerse una rana o el modo monje que tanto recomiendan los psicólogos. 

Qué es el "timeboxing" y cómo puede ayudarnos a ser más productivas

Hoy vamos a centrarnos en una de las técnicas de productividad favoritas de Michelle Obama, el llamado "timeboxing", que nos permitirá organizarnos de tal forma que el conciliar trabajo y vida personal será mucho más fácil. Busca, mediante la organización de las tareas, un objetivo principal: evitar la tan temida procastinación.

Al igual que ocurría con el método Ivy Lee, esta técnica busca organizar las tareas en función de la importancia de las mismas, evitando que otras menos importantes nos absorban y roben nuestro tiempo. Basándonos también, además de en la importancia, en los resultados que nos puede dar. 

Cómo aplicar la técnica de "timeboxing"

Esta técnica surgió gracias a James Martin, autor del libro “Desarrollo rápido de aplicaciones”, en el que la trataba como parte del desarrollo ágil de software. Las bases de esta técnica son sencillas: ver las tareas que tenemos que hacer y asignarle a cada una de ellas un bloque de tiempo determinado. 

La idea es dedicar unos 15-20 minutos (o el tiempo que necesitemos) al principio de la jornada a distribuir las tareas y asignarle a cada una ese periodo de tiempo acorde a lo que pensamos que nos va a llevar. Durante ese periodo de tiempo debemos focalizar toda nuestra atención en lo que estamos haciendo, dejando a un lado cualquier posible distracción.

Para hacer este reparto de tareas y tiempo podemos recurrir tanto a una agenda (esta agenda para mejorar la productividad puede ser una buena opción) como a alguna aplicación como Asana. O simplemente en un folio en blanco, si nos gusta más la sencillez. 

Lo mejor de esta técnica es que, como ocurría en el método flowtime, somos nosotras mismas quien valoramos cuánto nos puede llevar una tarea y establecemos los tiempos en los que debemos llevarla a cabo. Una personalización que no encontramos en el método pomodoro, por ejemplo, y que se agradece mucho. 

El truco para que esta técnica sea exitosa es saber distribuir bien las tareas, valorándolas correctamente. Eso y realizarlas en el momento del día en el que más productiva sientas que eres, sea la mañana o la tarde, son clave para que la técnica dé sus frutos.