Algunas dudas sobre la reg 4540/2019

 Compras realizadas por cuenta y orden de terceros, facturadas directamente a nombre del comitente/delegante. ¿Cómo debe documentarse la rendición de los gastos efectuados por el intermediario al comitente/delegante? ID 24673263

Cuando se realicen compras por cuenta y orden de terceros, donde el comprobante Original Emitido

(Factura) esté dirigido directamente al tercero ordenante, los gastos o erogaciones deberán rendirse a

través de una "Liquidación" o "Documento NO Fiscal". En el mismo, se deberá detallar cada uno de

esos comprobantes originales (facturas) a efectos de recuperar o rendir el monto abonado.

Dichos documentos o rendiciones no son considerados comprobantes válidos como factura o

documento equivalentes para el respaldo de operaciones de compraventa o prestaciones de locaciones o servicios, ni sus respectivos documentos de ajuste (notas de débito y/o de crédito).

Motivo que origina la nota de crédito y/o débito 

Las notas de crédito y/o débito solamente podrán emitirse en concepto de descuentos, bonificaciones, quitas, devoluciones, rescisiones, intereses, etc., siempre que se encuentren relacionadas a una o más facturas o documentos equivalentes emitidos previamente. Las notas de débito por cheques rechazados Es una práctica muy habitual la emisión de una nota de débito al cliente que entregó un cheque que fue rechazado al momento de su depósito. Este comprobante suele contener un importe correspondiente al gasto que cobró el banco por el rechazó del cheque el IVA asociado a ese gasto y un concepto no gravado por el importe del cheque rechazado. Esta operatoria a generado varios inconvenientes desde la generalización de la factura electrónica, cuyo efecto más adverso se pudo visualizar al momento de solicitar los beneficios del Programa ATP y donde se pudo contemplar que el sistema adiciona el importe de estas notas de débito a el total de la facturación mensual, generando en algunos casos un incremento ficticio en la facturación. Es importante recordar también que la AFIP se expidió con respecto al uso de la notas de débito en el ESPACIO DE DIÁLOGO AFIP – ENTIDADES PROFESIONALES del 6 de diciembre de 2019 Acta Nro. 33. 

13. Nota de débito por cheque rechazado. 

La Resolución General N.° 4540 establece las condiciones a las que deberán ajustarse las notas de crédito y/o débito con vigencia a partir del 1º de febrero del 2020. Dichos comprobantes serán emitidos únicamente al mismo receptor de los comprobantes originales para modificar las facturas o documentos equivalentes generados con anterioridad, consignándose el número de las facturas o documentos equivalentes asociados o el período al cual ajustan. En el caso particular de la emisión de una Nota de débito en concepto de cheque rechazado, se solicita se tenga en cuenta la posibilidad de emitir la misma sin hacer referencia a un comprobante determinado. 

Respuesta de AFIP No corresponde que usen una ND/NC para ajustar un pago. Las mismas deben emitirse como respaldo de operaciones y, a partir de la vigencia de la Resolución General N.° 4540, se refuerza el concepto de que sólo son comprobantes de ajuste de una factura/recibo emitido previamente. 

¿Qué alternativa existe a la emisión de la Nota de débito para los cheques rechazados? El uso de la nota de débito suele tener 2 objetivos: 

1. Reclamar al cliente el pago por el cheque rechazado. 

2. Cobrarle el gasto bancario producido por el rechazo del cheque. 

1. El reclamo al cliente no deberá generar una nota de débito pudiendo utilizarse un “documento de ajuste no fiscal” que permita conciliar internamente la cuenta corriente con el cliente pero al mismo tiempo notificar y reclamar por tal situación al mismo. Este documento “ajustaría” los recibos emitidos anteriormente al realizar la cobranza. En aquellos contribuyentes que lleven libros contables, este documento no fiscal debería dejar reflejado el movimiento financiero, ajustando el saldo de la cuenta corriente bancaria y permitiendo visualizar que existe en cartera un cheque de terceros que esta rechazado. 

2. El gasto bancario incurrido por el depositante del cheque rechazado si podría emitirse una nota de débito debiendo contener la misma el IVA correspondiente. En este sentido AFIP respondió en la sección de ABC - Consultas y Respuestas Frecuentes que se debían informar los cheques rechazados en el Régimen Informativo de Compras y Ventas: 

ID 19499536 Evento 3837 - ¿Debo informar los cheques rechazados? 02/09/2015 Sólo deberá informarse el gasto y el impuesto liquidado que originó el rechazo cheque. 

Fuente: CIT AFIP 

Prácticas comerciales extendidas que deberán ser corregidas: 

La posibilidad de emitir notas de crédito o débito en las cuales un contribuyente terminaba afectando la base imponible de otro contribuyente finalizó el 30 de junio 2020. A partir del 1 de julio con la aplicación de la RG 4540/19 el sistema ya no permite realizar estas operaciones, ya que es necesario que haya una asociación inequívoca entre una factura y una nota de crédito o débito. Esto obliga a las empresas a implementar un mecanismo para solicitarle a su proveedor la emisión de una nota de débito o crédito que ajuste las facturas recibidas. Ejemplo de aplicación: Es evidente que los esquemas de cuentas corrientes de algunos sectores tuvieron que adaptarse a estos cambios. 

Las empresas deberán implementar un procedimiento que les permita realizar el ajuste de sus saldos, sin la emisión de notas de débito o crédito. Ejemplo de los lineamientos generales enviados por un supermercado sobre la forma en que operan a partir del 1 de julio 2020: 

1. Se dejarán de emitir las notas de débitos que se emiten en la actualidad. 2. Se comenzará a emitir un documento de ajuste no fiscal mediante el cual se respaldaran los descuentos acordados con los proveedores. 3. Dicho documento se descontará a los proveedores en las órdenes de pago que se emitan. 4. El documento de ajuste no fiscal se conciliara con la nota de crédito que deberá emitir el proveedor, dentro de los 15 días corridos de emitido el documento. 5. En la nota de crédito emitida por el proveedor se deberá identificar el número del documento de ajuste no fiscal emitido previamente. 

Conclusión: Es necesaria la comunicación de estas modificaciones a los clientes y buscar una alternativa compatible con el sistema de administración/facturación que cada uno posea para que llegado el momento de necesitar realizar un ajuste de los ya mencionados tenga listo los medios para poder hacerlo.