Activa el modo PRODUCTIVO de Gmail usando estos 8 trucos de organizació

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta imprescindible en el ámbito profesional y personal. Sin embargo, a menudo nos encontramos invirtiendo demasiado tiempo en la gestión de nuestras bandejas de entrada.

Para optimizar el uso de Gmail y hacer más eficiente nuestra productividad, existen diversos trucos de organización que quizás desconocías. En este artículo, desglosaremos ocho consejos que te ayudarán a sacar el máximo provecho de esta plataforma de correo electrónico.
Configura un buen panel de lectura

Una de las formas más efectivas de agilizar la lectura y respuesta de mensajes en Gmail es configurar un panel de lectura adecuado. Esto te permite visualizar los correos junto con la vista de la bandeja de entrada estándar, lo que facilita ponerse al día con mayor rapidez. 

Para activar esta función, dirígete a la pestaña de “Recibidos” y habilita el panel de lectura. Puedes elegir si deseas ubicarlo por debajo o a la derecha de la bandeja de entrada. Además, puedes alternar entre el modo de panel dividido y la vista de la bandeja mediante la opción “Sin división”.

Habilita los atajos de teclado

Si trabajas con Gmail desde tu ordenador, los atajos de teclado son una herramienta imprescindible para aumentar tu velocidad y eficiencia. Gmail ofrece una lista de combinaciones de teclas que te permitirán realizar tareas de manera más rápida. Para activarlos, ve a la sección “General” y selecciona “Combinaciones de teclas”.

Activa las notificaciones de escritorio

Cuando esperas un correo electrónico importante o deseas estar al tanto de los mensajes de mayor relevancia, es recomendable habilitar las notificaciones de escritorio en Gmail. Esto te permite continuar trabajando en otras pestañas del navegador mientras recibes notificaciones visuales de los nuevos correos que llegan. Para activar esta función, ve a la sección “General” y elige la opción “Notificaciones de escritorio”. Puedes personalizar si deseas recibir notificaciones para cada correo o solo para los mensajes importantes.
Activa el icono de mensajes sin leer

Si prefieres evitar las notificaciones pero aún deseas mantener un ojo en tu bandeja de entrada mientras trabajas en otras tareas, puedes utilizar el “Icono de mensaje sin leer”. Esta función te permite identificar si tienes correos pendientes de lectura con solo mirar el icono de Gmail. Para habilitar esta opción, accede a la sección “Avanzadas” y activa el “Icono de mensaje sin leer”.

Crea listas de contactos para grupos

Si envías correos electrónicos a grupos de personas con frecuencia, crear listas de contactos te ahorrará tiempo y esfuerzo. Accede a los “Contactos de Google” y crea una etiqueta, por ejemplo, “Equipo”. Luego, arrastra los contactos que deseas añadir a esa lista. En lugar de copiar y pegar las direcciones de correo electrónico cada vez, simplemente escribe el nombre de la etiqueta (“Equipo”) en el campo “Para” al redactar un nuevo correo.

Utiliza las etiquetas

Las etiquetas son una herramienta poderosa para organizar tus correos electrónicos en Gmail. Funcionan de manera similar a las carpetas y te permiten clasificar y categorizar tus mensajes de forma más eficiente. Para crear una nueva etiqueta, busca la opción correspondiente en el menú de la izquierda y haz clic en el símbolo “+”. Puedes anidar etiquetas dentro de otras y asignarles colores para una mejor visualización. Mover un correo a una etiqueta es tan sencillo como arrastrarlo o seleccionar la etiqueta deseada desde el menú de opciones.

Diseña tus plantillas

Si a menudo envías correos con contenido similar pero con detalles variables, puedes ahorrar tiempo utilizando plantillas predefinidas en Gmail. Para habilitar esta función, ve a la sección “Avanzadas” y activa las plantillas. Luego, redacta un correo como lo harías normalmente y guarda el mensaje como plantilla. Así, la próxima vez que necesites enviar un correo similar, podrás seleccionar la plantilla guardada y personalizarla según corresponda.

Usa el avance automático

Si recibes una gran cantidad de correos electrónicos, el avance automático es una excelente manera de lidiar con ellos de manera más eficiente. Esta función te muestra automáticamente la siguiente conversación después de eliminar o archivar un correo electrónico, en lugar de regresar a la vista principal de la bandeja de entrada. Puedes habilitar esta opción en la sección “Avanzadas”.

Como puedes ver, optimizar la organización en Gmail puede marcar una gran diferencia en tu productividad diaria. Los trucos mencionados en este artículo te ayudarán a gestionar tu correo electrónico de manera más eficiente, ahorrando tiempo y manteniendo un mayor control sobre tus mensajes.

Configura un buen panel de lectura, habilita los atajos de teclado, utiliza las notificaciones de escritorio y las etiquetas, y aprovecha las plantillas y el avance automático.

Con estos consejos, estarás en el camino hacia una gestión eficiente del correo electrónico y un aumento en tu productividad personal y profesional.