Si tu agenda es un caos, aprende a organizarla, a maximizar el tiempo en el trabajo y a salir a tu hora sin remordimientos y sin dejar tareas urgentes pendientes para el día siguiente.
Las ocho horas no te bastan para terminar el montón de trabajo que se te acumula encima de la mesa? ¿Echas de menos el teletrabajo? ¿Eres incapaz de gestionar tu agenda de trabajo y vas acumulando tareas pendientes? ¿Desde hace meses no hay un día que salgas a tu hora? Hacer horas extra de manera continuada no es la solución, además de que puede acabar afectando a tu salud física y mental. “Las horas extras en el trabajo no pagadas son el tipo de robo más común que existe en la sociedad. Cuando no están siendo remuneradas, estamos poniendo las necesidades de una empresa por encima de nuestras necesidades básicas. Cada hora extra que empleas en tu trabajo es un tiempo que no estás dedicando a tu vida personal, a tu salud mental, a tus relaciones, y eso a la larga acaba pesando. A veces vivimos en la ilusión de que podemos hacerlo todo, pero el día tiene 24h horas y cuando das horas de más en un ámbito de tu vida, el resto de ámbitos se están viendo perjudicados. Cada día necesitamos disponer de tiempo de calidad para recargarnos, descansar y socializar. Cuando eso no se da, empieza a haber carencias, especialmente en nuestra salud y en el aspecto relacional”, advierte Ixi Ávila, coach de inteligencia emocional.
En muchos casos, necesitarás hablar con tu jefe para evaluar la carga de trabajo que está alargando tu jornada y que te obliga a hacer horas extra si quieres llegar a todo, pero también es importante que sepas organizar tus horas de trabajo y tu agenda para ser más productiva. “Hay diferentes herramientas que nos pueden ayudar a mejorar la productividad en el trabajo, como diseñar un entorno que te ayude a eliminar distracciones; por ejemplo, no tengas el móvil junto al ordenador.”, añade Ávila.
Dèborah F. Muñoz, que acaba de publicar ‘La oficina eficiente’ (Oberon), asegura que para gestionar tu agenda en el trabajo de forma eficaz sin hacer horas extra hay que ser una persona sistemática, pero también señala que hay algunos trucos que nos pueden ayudar a maximizar el tiempo que pasamos en el trabajo y disminuir la necesidad de horas extra. Apunta sus siete trucos.
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Ten claros los objetivos y plazos de tus tareas.“Esto te ahorrará muchos quebraderos de cabeza y muchas correcciones, porque te ayudará a trazar el camino más eficiente para completar la tarea de forma satisfactoria para todos. Y es que no es lo mismo hacer un informe que leerá una persona que está muy metida en el día a día y necesita gran profundidad que hacerlo para un ejecutivo que necesita unos pocos puntos clave. Como no es igual que lo que estás creando sea para que alguien lo lea y te conozca a que sea para que compren un producto. El problema viene cuando ni tus jefes ni tus clientes tienen claros los objetivos pero, si indagas un poco y pones en marcha algunas estrategias para averiguarlo, puedes deducirlos. Cuanta más información tengas como punto de partida, mejor”.
Pon orden. “Es increíble la cantidad de tiempo que se pierde buscando cosas o decidiendo qué es lo que vas a hacer a continuación. Por eso, tanto en tu mesa, en tu bandeja de entrada y en tu escritorio virtual como en tus listas de tareas y en tu calendario, el orden es clave. Necesitas saber encontrar lo que buscas a golpe de vista, saber qué tareas son las siguientes con las que debes ponerte según las consultas y tener tu día (y a poder ser tu semana, incluso tu quincena) planificado con cierta antelación. Así que ordena”, recomienda Dèborah F. Muñoz, apodada ‘la maga del tiempo’.
Haz descansos cortos, pero frecuentes. “Cuando aconsejo esto, algunos reaccionan con indignación. ¿Cómo voy a ser más productivo si pierdo el tiempo haciendo descansos? La respuesta es sencilla: porque tu concentración es finita. Cuando llevas demasiado tiempo haciendo algo, empieza a dispersarse. Así que, si dejas que tu cerebro descanse frecuentemente, ese tiempo que crees estar perdiendo lo recuperas multiplicado en productividad. Lo mínimo son cinco minutos cada hora, pero según la tarea a afrontar y tus circunstancias puedes adaptarte y hacer más descansos, pero algo más cortos. Eso sí, quitar la vista de la pantalla del ordenador y ponerla en tu teléfono personal no cuenta como descanso, sino como distracción. Por eso, lo ideal es que te levantes, que fijes la vista en un punto lejano, que te pongas a hacer estiramientos (si estás en la oficina y te da apuro, puedes ir al baño para hacerlos de forma más discreta) o que hagas ejercicios rápidos de mindfulness”.
Crea hábitos, sobre todo en torno a las tareas que odias. “Hay tareas pesadas, insatisfactorias y aburridas. No es casualidad que sean las que suelen dejarse para el último momento y nos obligan a hacer horas extra para finalizarlas: son un asco y siempre hay algo más interesante que hacer... hasta que te pilla el toro. Pero la realidad es que ese tipo de tareas suele ser mejor hacerlas poco a poco, y cuanto antes. Somos animales de costumbres, así que crear una rutina en torno a esas tareas más pesadas suele ser la mejor estrategia para abordarlas. Si nos acostumbramos a hacer algo siempre en los mismos momentos de nuestra jornada, llegará un momento en que no tengamos que forzarnos a hacerlo, ni siquiera tendremos que acordarnos de que hay que ponerse, porque lo tendremos automatizado. La mejor forma de crear hábitos en el trabajo es adosarlos a tus rutinas existentes. Por ejemplo, nada más llegar, justo después de la comida, justo después de esa reunión fija, tras la pausa para el café... Empieza creando rutinas con esas tareas odiosas, y luego ve adosando más hábitos con otro tipo de tareas. Tu día quedará más organizado y te permitirá pasar de una cosa a otra sin tener que pensar qué toca a continuación”.
Aprende a ser vaga. “No encontrarás a muchos expertos en gestión del tiempo, especialmente en el entorno laboral, que te den este consejo. No queda bien decirlo. Pero ser vago no significa no trabajar. Significa que estarás pendiente de buscar estrategias para cumplir las mismas tareas que ya estás haciendo, pero minimizando esfuerzos. Si desarrollas una mentalidad de vago, encontrarás oportunidades para automatizar, reciclarás trabajos previos y te cuestionarás si todos los pasos que dar para cumplir con una tarea son necesarios, ¡incluso plantearás si la propia tarea es necesaria!”.
Reserva un margen de maniobra. “A veces, los imprevistos y las reuniones se comen nuestras horas de trabajo y tenemos la sensación de no haber hecho nada en todo el día, lo que nos obliga a recuperar tiempo fuera de nuestro horario. La mejor forma de combatir esto es reservando un hueco fijo todos los días en tu calendario y marcarlo como “no disponible” para que quede vacío de reuniones (salvo que sea algo urgente). A poder ser, pon ese hueco a última hora de la tarde, y establece la duración en función de los imprevistos que preveas. Si no hay imprevistos ese día, adelanta trabajo, pero, si los hay, el margen de maniobra absorberá esa tarea extra que ha surgido, esa reunión inesperada o ese rato inesperado de inactividad por la celebración del cumpleaños de un compañero”.
Olvida la multitarea. “El ‘multitasking’ no funciona en el entorno laboral. Hay muchos estudios y todos son concluyentes: la multitarea te hace perder hasta un 40% de productividad, así que mejor olvídate y céntrate en una tarea cada vez, sin intentar hacerlas en conjunto ni saltar de una a otra. ¿Por qué pasa esto? En la vida personal, la multitarea sí que es muy útil y te ahorra mucho tiempo, siempre que combines tareas de baja concentración. Pero casi todas las tareas que desarrollas en el ámbito laboral requieren alta concentración, y no puedes combinarlas de forma eficiente: tardarás más que si hicieras una y después otra, y además las harás peor”, concluye Dèborah F. Muñoz.
Ahora que tienes la varita mágica para acabar con las horas extra y gestionar mejor tu agenda de trabajo, ve incorporando estos consejos a tu día a día y verás como enseguida empiezas a notar que tu tiempo laboral cunde más, es más gratificante, y que vives mejor, dentro y fuera de la oficina.
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