Cómo dejar reuniones sin sentido... y otras formas sencillas de dejar de perder el tiempo en el trabajo

 Cómo dejar reuniones sin sentido... y otras formas sencillas de dejar de perder el tiempo en el trabajo

La solución a cómo ser más productivo no siempre es 'trabajar más'

“No puedo dejar de llevar mi reloj en la mano en el carruaje toda esta tarde, y ver qué es en punto cien veces”, escribió, “y tiendo a pensar conmigo mismo, ¿cómo pude estar tanto tiempo sin uno? ; aunque lo recuerdo desde entonces, tuve uno, y lo encontré un problema, y ​​resolví no llevar más uno conmigo mientras viviera.”

Cualquiera con un teléfono inteligente se relacionará. Una paradoja del trabajo moderno es que, si bien nunca ha habido más esfuerzo y tecnología dedicados a facilitar el trabajo, nunca ha sido más difícil realizar cualquier trabajo. Entre teléfonos , videollamadas, exceso de correos electrónicos y reuniones sin sentido, las distracciones y las dilaciones están en todas partes. Bob Cratchit podría haberse quejado, pero fue a una oficina donde sus tareas eran claras. Si hoy se hubiera puesto un villancico navideño, habría estado en casa, vestido de cintura para arriba y mirando la Copa del Mundo en su teléfono junto a su trabajo.

Hay un punto serio en todo esto. Desde 2008, la productividad británica ha aumentado un 0,5 por ciento anual, en comparación con un promedio de 2,3 por ciento anual entre 1974 y 2008. Gran Bretaña se está quedando atrás de sus países competidores. (No es coincidencia que la ventaja de productividad de Francia sobre el Reino Unido sea aproximadamente equivalente a tener tiempo para un almuerzo adecuado todos los días). Si bien las personas no pueden hacer mucho por los problemas estructurales de la economía, existen algunas tácticas para ayudar a las empresas y a trabajar mejor día a día.

A medida que la nación levanta los pies del sofá a regañadientes y termina con sus mensajes de fuera de la oficina, existen formas simples en las que todos podemos maximizar nuestro tiempo.

¿Realmente necesito ir a esta reunión?

Para muchas empresas, las reuniones son el gran vampiro a tiempo. Organizándolos, preparándolos, sentándose en ellos, informando después. Paul Holbrook es el autor de ¿Qué estás haciendo? La incómoda verdad sobre cómo pierdes el tiempo en el trabajo y fundador de Diary Detox, una empresa que ayuda a las empresas a reducir el tiempo de inactividad. Se le ocurrió la idea durante una carrera de 20 años en la Ciudad, donde vio que se desperdiciaban horas interminables.

“Una gran frustración para mí era que las personas no tenían tiempo para hacer lo que yo necesitaba que hicieran”, explica. “Llegó a un punto crítico y le pedí a uno de mis subalternos que escribiera cuál era su trabajo, en partes del 5 por ciento; el 40 por ciento de su tiempo eran cosas que no reconocía. Se había convencido a sí mismo de que necesitaba hacerlo, pero no lo hizo”.

Hoy, Holbrook ofrece consejos para empresas sobre cómo maximizar su productividad. En sus consultas, normalmente encuentra que alrededor del 20 por ciento del tiempo es "flotante", es decir, no agrega un valor obvio. Los ejemplos comunes incluyen reuniones recurrentes en las que la asistencia se ha convertido en un hábito, leer correos electrónicos que no son fundamentales para su función o ser interrumpido innecesariamente con preguntas porque es más fácil interrumpirlo a usted en lugar de que el que interrumpe esté pensando en un problema.

“Lo primero es detectar las cosas que no agregan valor”, dice. “Entonces puedes usar eso para iniciar una conversación interna sobre cómo cambiar la cultura y decir 'si me invitas a una reunión que no entiendo el valor, quiero permiso para decírtelo'. Tal vez no tengamos que tener la reunión en absoluto'”.

Holbrook no es el único que sospecha de las reuniones. En los primeros años de Amazon, Jeff Bezos instigó una "regla de las dos pizzas", según la cual ningún equipo o reunión interna podía ser demasiado grande para alimentarse con dos pizzas. Esto ayuda a mantener las cosas ágiles, incluso en un negocio en rápido crecimiento. También prohibió las presentaciones de Powerpoint, insistiendo en cambio en que una persona preparara un memorando con oraciones reales, no solo viñetas. Luego se leyó en voz alta antes de que pudiera comenzar una discusión. Otros estudios han encontrado que las reuniones pueden disminuir la productividad porque los trabajadores están ansiosos por llegar tarde, o incluso disminuir el coeficiente intelectual de los participantes, quienes ya no tienen que pensar por sí mismos.

Jeff Bezos insistió en que ninguna reunión podía ser demasiado grande para alimentarse con dos pizzas

La pandemia aceleró los problemas existentes con la gestión del diario, agrega. “Antes de la pandemia, muchas personas me decían que no tenían suficiente tiempo durante el día debido al viaje. Pero la pandemia eliminó el viaje diario, con personas trabajando desde casa. Los problemas empeoraron: nunca tuvieron que ver con el viaje, sino con la forma en que estamos planificando nuestro tiempo”.

'¿Cuándo fue la última vez que un millennial se acurrucó con un libro durante dos horas?'

Otra conclusión que podría sacar del 20 por ciento del tiempo perdido es que la semana laboral podría condensarse en cuatro días, una idea que se probó en un estudio de seis meses el año pasado, con la participación de 70 empresas. En otros pilotos, el 95 por ciento de las empresas informaron que la productividad se mantuvo igual o mejoró cuando cambiaron a una semana de cuatro días. Muchas empresas en la prueba han identificado las reuniones como un saboteador de la productividad, alentando a los empleados a ser más selectivos sobre a qué asistir y a irse cuando no están contribuyendo.

El psicólogo cognitivo Dr. Daniel Levitin ha pasado décadas estudiando cómo los trabajadores pueden maximizar su productividad frente a desafíos cada vez peores.

“Las distracciones digitales han llevado a la mayoría de nosotros a tener un período de atención más corto”, dice Levitin, autor de The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload .

“¿Cuándo fue la última vez que un millennial se acurrucó con un libro durante dos horas? No hay nada en contra de los millennials, pero es una cultura con poca capacidad de atención. Y esa es la antítesis del pensamiento tranquilo y sistemático. Parte de la vida requiere un pensamiento sistemático”.

Levitin advierte que el mundo moderno nos expone al problema de la fatiga de las decisiones: donde las pequeñas decisiones a las que nos enfrentamos todo el día agotan nuestra capacidad para las más grandes. “La toma de decisiones es un recurso de capacidad limitada”, dice Levitin. “No se puede tomar un número ilimitado de decisiones en el día sin drenar material biológico. La glucosa es lo que necesitan las neuronas para funcionar, y cada decisión agota un poco tus reservas”. El CEO de Meta, Mark Zuckerberg , expresó algo similar en 2014, cuando le preguntaron por qué usaba la misma ropa todo el día. Barack Obama también ha dicho que usar un 'uniforme' libera capacidad intelectual para tomar decisiones sobre política exterior o economía.

Escriba a mano su lista de tareas pendientes

Levitin aconseja implementar sistemas para ayudar a minimizar estas decisiones excesivas. Mantén tus llaves, billetera y todo lo que necesitas para el día en un solo lugar, por ejemplo. En el trabajo, sugiere usar una lista de tareas escrita a mano. “Uso fichas, Sheryl Sandberg en Meta lleva un bloc de notas amarillo y un bolígrafo”, dice. “Ella sabe lo que ha descubierto la neurociencia, que es que el acto físico de escribir conlleva estructuras neuronales más profundas. El acto de escribirlo te ayuda a recordar que lo has escrito, para que no se pierda en el mar de pequeños mensajes escritos a máquina”. Una lista escrita de metas alcanzables es más fácil de recordar y parece más manejable que una lista de cosas por hacer mentalmente.

Barack Obama se ha referido en el pasado a usar un 'uniforme' para liberar la capacidad intelectual.

También ayuda a prevenir la multitarea, que la mayoría de los investigadores dicen que es un mito. Pasar de una tarea a otra puede ser atractivo, pero los estudios demuestran que aumenta la probabilidad de cometer errores. Eliminar las distracciones lo hace más fácil. Guarda tu móvil mientras trabajas y apaga tu segunda pantalla si la tienes. Considere desactivar las notificaciones en su teléfono o ponerlo en blanco y negro para que sea menos atractivo. Si eso falla, hay aplicaciones que puede instalar para restringir la manipulación de su teléfono. Mantenga el correo electrónico separado de otras tareas: interrumpir un flujo de pensamiento para responder un correo electrónico es uno de los ejemplos más comunes de multitarea en la oficina. Hágase responsable: si trabaja en casa, fíjese metas y cúmplalas. En una oficina, asegúrese de registrarse. Los descansos también pueden ser útiles:

En última instancia, sin embargo, hay tantos tipos diferentes de productividad como empleados. Puede que seas inquieto, desviador, excesivamente perfeccionista o alguien que se obsesiona con las cosas equivocadas. La planificación excesiva y la elaboración de listas también pueden ser una forma de procrastinación. El único consejo universal es conocerte a ti mismo. Bueno, eso y el consejo de esa otra gran ingeniosa, Dorothy Parker: “escribir es el acto de aplicar el culo al asiento”. Si realmente quiere salir adelante en 2023, levante una silla y comience. La economía británica bien podría depender de ello.