¿Cuál es la diferencia entre el software ERP y el CRM?

El ERP y el CRM son dos aplicaciones empresariales que nos pueden ayudar a lograr el objetivo de aumentar la rentabilidad general de un negocio.

Aunque son soluciones en cierta medida parecidas, también hay diferencias, tanto en su propósito como en sus objetivos.

En este post con contenido actualizado te contamos cómo la incorporación de un sistema CRM-ERP en tu empresa puede cambiar tu día a día.

Es cierto que estos programas de gestión empresarial son cada vez más diversos y funcionales, por lo que algunas de las tareas específicas para los que fueron diseñados unos pueden ser realizadas por los otros. Pero no hay que olvidar que tanto uno como el otro han sido concebidos para unos objetivos concretos y son buenos en el desempeño de esas actividades.

Pongamos un paralelismo para entenderlo mejor.

¿Puedo editar una foto con un programa de presentaciones o un editor de texto?

Sí, con ciertas limitaciones, pero puedo modificarla.

Sin embargo, para un acabado profesional deberé usar una herramienta específica de edición de fotos.

Con estas aplicaciones empresariales pasa exactamente igual. ¿Puedo gestionar los contactos de mis clientes con los dos? En parte sí, pero para extraer todo el valor deberé usar un software CRM.

Por eso, lo ideal es que las empresas cuenten con cada uno de estos sistemas para llevar a cabo una mejor gestión de cada uno de los procesos. El enfoque que utilizan estas herramientas es diferente y es así como consiguen maximizar la eficiencia y la rentabilidad de los negocios.

Para qué sirve un software ERP y un programa CRM ¿Para qué sirven cada uno de ellos?

A grandes rasgos podemos resumir un ERP como el gestor de los gastos para optimizar todos estos costes. Mientras, el CRM permite generar más ventas y, por tanto, aumentar los ingresos.

Independientemente de que el primero se desarrollará antes que el segundo, este último se utiliza principalmente para realizar actividades de front office, mientras que el otro se utiliza para realizar actividades de back office.

Para entender bien en qué se diferencia ambos programas quizá deberíamos conocer mejor qué se esconde exactamente detrás de cada una de estas siglas.

Veámoslo más detenidamente.

Qué es un ERP

Si nos vamos al diccionario de Sage, ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning. Es decir, un programa o solución de gestión empresarial.

Estos programas (el término lo acuñó Gartner para referirse a este tipo de software) fueron inicialmente desarrollados pensando en las industrias de fabricación y producción, al tener que controlar los pedidos de diferentes componentes, su almacenaje, el control del stock y los costes de producción. Sin embargo, han acabado siendo una de las principales herramientas de gestión de cualquier tipo de empresa.

Gracias a este tipo de programas de gestión, las empresas pueden controlar e interconectar las diferentes áreas o departamentos del negocio, desde la fabricación y producción hasta el control de ventas y facturación y la contabilidad, logrando ser más eficientes y competitivas.

Gracias a la planificación que permiten este tipo de software también se pueden controlar y gestionar lo relativo a las ventas, los pagos y los inventarios, así como algunos aspectos elativos al departamento de recursos humanos.

Es decir, que con este programa se planifican todos los recursos con los que cuenta la empresa.

Características de un software ERP

Es una solución fundamental para la operativa y el día a día de los departamentos de contabilidad, finanzas, pedidos, logística, recursos humanos o inventario.

Muchos de estos programas, además son altamente personalizables en función de las necesidades de las empresas.

Además, también suelen integrarse o permitir su conexión con otro tipo de herramientas (por ejemplo, lectura de códigos para hacer el inventario o integración con sistemas de venta por comercio electrónico).

Sus puntos fuertes, no obstante, siguen estando en el control económico de toda la compañía, al manejar las operaciones financieras, la facturación y las compras.

También suelen estar dotados con cuadros de mandos y cierta inteligencia empresarial, que facilita la generación de informes y el poder establecer KPI para la gestión económica de las organizaciones.

Qué es un CRM

Mientras, cuando hablamos CRM (Customer Relationship Management), lo hacemos del programa que se encarga de la gestión de la relación con el cliente, pudiendo aplicar estrategias de fidelización y marketing. Pero, además, estas herramientas ayudan a centralizar toda la información que se tiene de una cliente recogida a través de los diferentes puntos de atención y de contacto que tenga establecida la organización.

Características de un software CRM

Gracias al CRM las empresas pueden identificar y adecuar las relaciones con los diferentes clientes que tengan, facilitando tanto una mayor personalización como una mejor automatización de estas acciones.

El principal objetivo del software CRM es conocer mejor a nuestro cliente y así poder aplicar estrategias de fidelización para generar relaciones cliente-empresa más estable.

Por eso, estas herramientas son básicas para diferentes departamentos, como ventas, marketing, atención al cliente, investigación y desarrollo comercial.

A través de un CRM se pueden hacer envíos de campañas a través de correo electrónico, seguimiento de llamadas, control de incidencias de los clientes, así como diferentes estadísticas.

El uso de un software ERP y un programa CRM puede ser algo complementario en cualquier empresa.

Las diferencias más importantes entre un software ERP y un CRM

Ambos sistemas mejoran la eficiencia en los procesos comerciales. Pero mientras que el ERP se enfoca en reducir costes al hacer que los procesos comerciales sean más eficientes, el CRM busca incrementar las ventas.

Para entender bien lo que les diferencian podemos establecer de algunos grandes bloques.

Objetivo del programa

El objetivo de uno y otro es completamente distinto. Mientras que uno controla los recursos empresariales y ofrece una gestión económica de ellos, el CRM está centrado en los clientes y en todo lo que les rodea, para mejorar y optimizar el proceso de ventas.

Esto implica que el primero es una solución a la que prácticamente casi todos los departamentos de una empresa pueden acceder y utilizar, mientras que el CRM está más pensado para los departamentos de ventas y marketing.

Implantación

Por lo anteriormente explicado, la implantación de un sistema de gestión empresarial suele ser más prioritaria e inicial que la de un CRM. Y, por tanto, más compleja y costosa, tanto en tiempo como en personalización y puesta en marcha.

Mientras que todos los empleados deberían conocer y familiarizarse con el ERP, solo unos cuantos deberán hacer lo propio con el CRM. El aprendizaje conseguido con el primero también facilita la llegada del segundo.

Empresa objetivo

Cuanto más grande es una empresa, más compleja suele ser su gestión. Para muchas pymes, una solución completa de contabilidad puede ser suficiente para llevar el día a día. Pero en cuanto haya mucho stock, entrada y salida de materiales, así como un proceso de fabricación implantar un ERP puede ser idóneo.

Lo mismo si, además, tenemos tanto ventas físicas como a través de diferentes canales online. Cuanto más unificada esté la información, más competitivos seremos.

Mientras, el CRM, al tener un periodo de implantación y aprendizaje más sencillo, puede ser una muy buena opción casi para cualquier tipo de empresa. Además, no hay que olvidar que su objetivo principal es crear un mayor volumen de ventas, además de mejorar la relación con los clientes.

El día a día de una empresa con un sistema ERP-CRM

La integración de estos sistemas tiene claros beneficios en las empresas, tal y como se han encargado de demostrar algunos estudios.

El cambio es casi instantáneo, ya que este tipo de herramientas permiten a las empresas construir y entregar con capacidad crítica y basándose en datos, no en suposiciones.

El día a día de las empresas ve mejorada su eficiencia empresarial, haciendo que la información entre departamentos se comunique y comparta de manera más fluida. Además, esto también abre la puerta a que todos los empleados tengan una mejor comprensión de cómo funcionan el resto de los departamentos y, por extensión, la empresa en su conjunto.

Como casi todas las aplicaciones, un ERP y un CRM también permiten ganar tiempo y reducir los errores, puesto que permiten automatizar muchas tareas y evitar duplicidades. Algo que, además, facilita el acceso instantáneo a los datos y la información para tomar mejores decisiones operativas.

Así pues, ambos programas son herramientas que nos permiten gestionar mejor nuestro negocio, pero cada una de ellas con un propósito diferente y definido. El primero es para una gestión más global de la empresa, centrada en control de costes, mientras que el segundo es específico de la relación con los clientes y, por tanto, nos ayudará a aumentar los ingresos.

La correcta combinación de ambos nos permitirá maximizar el beneficio.