Cómo funciona el Timeboxing y por qué lo hará más productivo. Usado en HARVARD

Resumen. En una encuesta reciente de 100 trucos de productividad, el timeboxing (migrar listas de tareas a calendarios) se clasificó como el más útil. El timeboxing puede brindarle una mayor sensación de control sobre su jornada laboral. Tú decides qué hacer y cuándo hacerlo, bloquea todo ...más

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Hace cinco años leí el argumento de Daniel Markovitz a favor de migrar las listas de tareas a los calendarios . Desde entonces, mi productividad al menos se ha duplicado.

Ese artículo trascendental (al menos para mí) describe cinco problemas con la lista de tareas pendientes. Primero, nos abruman con demasiadas opciones. En segundo lugar, nos sentimos naturalmente atraídos por tareas más simples que se realizan con mayor facilidad. En tercer lugar, rara vez nos sentimos atraídos por tareas importantes pero no urgentes, como reservar tiempo para aprender . En cuarto lugar, las listas de tareas por sí solas carecen del contexto esencial del tiempo que tiene disponible. Quinto, carecen de un mecanismo de compromiso para mantenernos honestos.

Esto fue suficiente para mí. Pasé de mi lista de tareas pendientes observada religiosamente (plan de trabajo diario) a este sistema de calendario, también conocido como timeboxing (un término tomado de la gestión ágil de proyectos). Las cinco críticas de Markovitz a las listas de tareas se han manifestado para mí. En un estudio que realizamos de 100 trucos de productividad , el timeboxing se clasificó como el más útil. Y en los últimos años, también descubrí varios beneficios adicionales del timeboxing, que me gustaría compartir.

Primero, el timeboxing en un calendario permite el posicionamiento relativo del trabajo. Si sabe que un video promocional debe publicarse un martes y que el equipo de producción necesita 72 horas para trabajar en sus ediciones de copia, entonces sabe cuándo colocar el cuadro de tiempo. De hecho, ya sabes dónde colocar la caja de tiempo: es visual, intuitiva, obvia. Trabajar duro y dar lo mejor de sí a veces no es realmente lo que se requiere; la alternativa, hacer lo correcto en el momento adecuado, es un mejor resultado para todos.

En segundo lugar, la práctica le permite comunicarse y colaborar de manera más efectiva. Si todo su trabajo crítico (y tal vez solo todo su trabajo, punto) está en su calendario, sus colegas pueden verlo . Por lo tanto, no solo es más probable que planifique su trabajo para adaptarse a los horarios de los demás (el párrafo anterior), sino que otros pueden verificar que su horario de trabajo les funcione. Los calendarios compartidos (con opciones de privacidad del asistente) son la norma en el mundo corporativo ahora, con Microsoft y Google a la cabeza.

En tercer lugar, le brinda un registro completo de lo que ha hecho. ¿Quizás llegas al final de una semana agotadora y ni siquiera estás seguro de lo que sucedió? Está en tu calendario. O se avecina una revisión del desempeño: ¿cuáles fueron los altibajos de los últimos seis meses? Está en tu calendario. O desea utilizar una hora para planificar la semana siguiente y necesita saber qué hay en el horizonte. Está en tu calendario. Solo asegúrese de tener su propia versión personal (es decir, no propiedad exclusiva del empleador) de estos datos, o algún día no estará en su calendario.

Cuarto, se sentirá más en control. Esto es especialmente importante porque el control (también conocido como voluntad, autonomía, etc.) puede ser el mayor impulsor de la felicidad en el trabajo . Las interrupciones constantes nos hacen menos felices y menos productivos . Timeboxing es el antídoto adecuado para esto. Tú decides qué hacer y cuándo hacerlo, bloqueas todas las distracciones durante ese período de tiempo y lo haces. Repetir. El control constante y los logros demostrables son enormemente satisfactorios, incluso adictivos. No se trata solo de productividad (en gran parte externa), se trata de intención (interna, visceral) y cómo nos sentimos.

Quinto, será sustancialmente más productivo. La ley de Parkinson establece con ligereza que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. Aunque en realidad no es una ley (es más una observación irónica), la mayoría de nosotros concederíamos que hay algo de verdad en ella (especialmente en lo que respecta a las reuniones ).). Un corolario de esta observación en la práctica es que a menudo dedicamos más tiempo del que deberíamos a una tarea, influidos por el tiempo que está disponible (circunstancial) más que por el tiempo que realmente debería llevar el trabajo (objetivo). 

El timeboxing disciplinado nos libera de la ley de Parkinson al imponer un tiempo sensato y finito para una tarea y apegarse a él. Aunque es difícil cuantificar con precisión los beneficios de cualquier gestión del tiempo o medidas de productividad, esto es claramente enorme. Solo tome un ejemplo común: ¿usualmente toma dos horas (acumulativas, a menudo prolongadas en varias sesiones) para completar una tarea que realmente podría haberse hecho en una sola hora, enfocada y con un límite de tiempo? Si la respuesta es sí, entonces su productividad personal podría ser el doble de lo que es ahora.

Los beneficios del timeboxing calendarizado son muchos, variados y de gran impacto. La práctica mejora cómo nos sentimos (control), cuánto logramos como individuos (productividad personal) y cuánto logramos en los equipos en los que trabajamos (colaboración mejorada). 

Esta puede ser la habilidad o práctica más importante que posiblemente pueda desarrollar como profesional moderno, ya que le da mucho tiempo para lograr cualquier otra cosa. También se aplica directamente y sin costo alguno. Dedique algo de tiempo para implementar una versión de esto que funcione para usted.