Cómo aplicar la ley de parkinson en el trabajo

 Mediante la filosofía de la ley de Parkinson, se pueden extraer distintas técnicas para dejar atrás la procrastinación y alcanzar el éxito de la compañía y de sus profesionales. 

Saber gestionar el tiempo en el ámbito laboral es importante para poder optimizar resultados y mejorar la competitividad empresarial. Mediante la filosofía de la ley de Parkinson, se pueden extraer distintas técnicas para dejar atrás la procrastinación y alcanzar el éxito de la compañía y de sus profesionales. 

Qué es la ley de Parkinson

Cyril Parkinson, británico historiador del siglo XX, planteó tres afirmaciones extraídas de la experiencia diaria. De ellas, dos -la primera y la tercera- hacen referencia directa a la gestión del tiempo:

1. La primera sostiene que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, es decir, que cuanto más tiempo se tiene para realizar una tarea, más tiempo se tarda en llevarla a cabo, dando lugar a una reducción del esfuerzo y llegando a aumentar la complejidad del trabajo.

2. La segunda dice que “los gastos aumentan hasta cubrir los ingresos”, o lo que es lo mismo, si se dispone de un presupuesto, éste tenderá a gastarse en su totalidad.

3. Y la tercera, conocida como ley de trivialidad, afirma que “el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Esto es, que se le dedica más tiempo a lo que es menos importante o "Se pierde mas tiempo en lo mas boludo" (en argentino).

 

Cómo administrar el tiempo en el trabajo aplicando la ley de Parkinson

– La regla de los dos minutos.  La regla de los dos minutos es una norma muy básica, aunque eficiente. Desarrollada por el experto en productividad David Allen, sostiene que toda tarea que requiera poco tiempo (un máximo de 2 minutos), debe realizarse de inmediato, evitando planificarla. Así, se ahorra tiempo, se reduce la cantidad de temas pendientes y ayuda a crear hábitos y rutinas de trabajo.

– La técnica Pomodoro. Basada en la filosofía del time boxing, el italiano Francesco Cirillo creó este método con el fin de fijar un tiempo máximo para conseguir objetivos, tomar decisiones y realizar tareas. Se basa en usar un reloj para dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, denominados “pomodoros”. Por cada “pomodoro”, corresponden 5 minutos de descanso, y por cada 4 periodos de trabajo, el tiempo de desconexión es mayor, entre 15-20 minutos. Es necesario que en el tiempo dedicado al trabajo no haya ningún tipo de distracción, al igual que en los tiempos de descanso no se realicen esfuerzos mentales. Su objetivo es fomentar la agilidad mental y evitar el cansancio intelectual.

– Principio de Pareto. También conocido como “regla del 80/20”, este método fue creado por el economista y filósofo Vilfredo Pareto y expone que el 80% de los resultados de una tarea proviene del 20% del esfuerzo y tiempo dedicados. La clave de este principio reside en focalizar la dedicación en ese 20%, prestando menos atención al 80% restante. De esta forma se consigue, por un lado, mayor esfuerzo en menor tiempo, y por otro, se consigue distinguir lo esencial de lo secundario.

– Las restricciones también pueden crear libertades. Aunque a primera vista pueda parecer una incongruencia, tiene sentido. Se trata de ser estricto en cuanto al tiempo útil de trabajo, evitando postergarlo, aprovechando el tiempo al máximo. De esta forma, se consigue terminar antes las tareas, dedicándoles menos tiempo, pero manteniendo la eficiencia y la consecución de objetivos. Esta teoría, además, es aplicable hasta en las tareas más simples.

– Gestionar la energía, no solo el tiempo. Cada persona es distinta y, en consecuencia, también lo es su tiempo de mayor rendimiento. Aprovechar las horas de mayor productividad puede contribuir a una importante mejora en los resultados.

El secreto para afrontar la ley de Parkinson es la metacognición. Saber autorregular los propios procesos de rendimiento, es decir, evitar lo que perjudica y tener la capacidad de anticipar nuestra conducta para poder corregirla. La clave de estas técnicas y consejos reside en priorizar las tareas y optimizar el rendimiento en un tiempo determinado, para poder así cumplir con todos los objetivos propuestos.